Форматирование данных

Форматирование листов и данных

Используйте эти возможности форматирования для эффективного отображения данных.

Форматирование текста и отдельных знаков. Чтобы по-особенному выделить текст, можно отформатировать весь текст в ячейке или отдельные знаки. Выделите знаки, которые нужно отформатировать, и нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование.

Вращение текста и границ. Данные в столбце занимают, как правило, гораздо меньше места, чем нужно для подписи столбца. Чтобы не создавать неоправданно широкие столбцы или использовать сокращенные обозначения в подписях столбцов, можно повернуть текст и наложить границы, которые будут повернуты на тот же угол, что и текст.

Добавление границ, цветов и узоров. Для разделения различных типов информации на листе можно обвести границы ячеек, затенить фон ячейки или затенить ячейки цветным узором.

Числовые форматы

В Microsoft Excel можно изменить формат числа, включая дату и время, без изменения формата других чисел. Применяемый числовой формат не влияет на значение в ячейке (отображается в строке формул ), которое Microsoft Excel будет использовать при вычислениях.

Общий числовой формат

Общий числовой формат используется по умолчанию. В большинстве случаев числа, имеющие общий формат, отображаются только способом, которым они были введены. Однако, если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует экспоненциальное представление для больших чисел.

Встроенные числовые форматы

Microsoft Excel содержит множество встроенных числовых форматов. Чтобы просмотреть их список, выберите команду Ячейки в меню Формат и перейдите на вкладку Число. Категория Дополнительный формат включает в себя почтовые индексы и телефонные номера. Параметры каждой категории можно посмотреть справа от списка Категории. Форматы объединены в категории: «Денежный», «Дата», «Время», «Дробный», «Текстовый» и «Экспоненциальный».

Форматирование ячеек и списков

Применение автоформата к диапазону или списку. Для форматирования целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего различные элементы — например заголовки столбцов или строк, общие итоги и подробные данные — применяется автоформат. При этом для разных элементов диапазона или списка используются отдельные форматы.

Создание и применение стиля. Чтобы применить за один шаг несколько параметров форматирования и обеспечить согласованность форматов ячеек, к ячейкам следует применить стиль . В Microsoft Excel имеются стили, которые можно использовать для присвоения числам денежного формата, процентного формата или формата с разделителями. Можно создать собственные стили, применяемые для задания типа и размера шрифта, присвоения ячейкам числовых форматов, создания границ и заливки, для защиты ячеек от изменений. Если данные находятся в структуре, можно применять стили в соответствии с уровнями структуры.

Копирование параметров форматирования одних ячеек или диапазонов в другие. Если некоторые ячейки на листе уже отформатированы с применением необходимых параметров, то с помощью кнопки Формат по образцу можно скопировать параметры форматирования в другие ячейки.

Автоматическое расширение форматов. Если данная функция включена, при добавлении строк в конец отформатированного диапазона форматирование автоматически распространяется на эти строки. Автоматическое форматирование можно включить или отключить.

Форматирование ячеек по заданным условиям

Можно контролировать результат формулы или другие значения, применяя условные форматы . Например, текст в ячейке можно окрасить в зеленый цвет, если объем продаж превосходит прогноз, и красным — если продажи упали.

Изменение условий. Если значение ячейки изменилось и больше не удовлетворяет заданному условию, Microsoft Excel удаляет форматирование из ячейки, но сохраняет условие, так что форматирование будет снова автоматически применено, если значение ячейки удовлетворит условию.

Отчеты сводных таблиц. Попытка применить условные форматы к ячейкам отчета сводной таблицы может привести к непредсказуемым результатам.

Формулы в качестве критерия форматирования

Значения выделенных ячеек можно сравнивать с константой или с результатами вычислений по формуле. Чтобы определить условие форматирования при оценке данных в ячейках, не входящих в выделенный диапазон, или при проверке нескольких критериев, можно использовать логическую формулу.

· Использование значения ячейки в качестве условия . Чтобы при выбранном параметре значение сравнить значения выделенных ячеек с результатом формулы, формула должна начинаться со знака равенства (=).

· Использование формулы в качестве условия . Если был выбран параметр формула, то указанная формула должна принимать значения ИСТИНА (1) или ЛОЖЬ (0). Формула должна начинаться со знака равенства (=). Вычисления по данной формуле могут производиться только на активном листе. Чтобы оценить данные на другом листе или в другой книге, на активном листе необходимо указать имя для данных на другом листе или в другой книге либо ввести ссылку на эти данные в ячейке активного листа, а затем сослаться на указанную ячейку или имя в формуле.

При помощи формулы можно также оценивать критерии, не основанные на данных листа. Например, формула =ДЕНЬНЕД("12.5.99")=1 принимает значение ИСТИНА, если дата 12 мая 1999 г. является воскресеньем.

  • Использование ссылок на ячейки в качестве условия . Ссылки на ячейки можно ввести в формулу, выделив ячейки непосредственно на листе. Выделение ячеек на листе вставляет абсолютные ссылки . Если необходимо, чтобы ссылки для каждой ячейки в выделенном диапазоне были согласованы, используйте относительные ссылки .
  • Использование дат . Даты и время рассматриваются как числа. Например, при сравнении содержимого ячейки с датой 7 января 2001 дата будет представлена в виде числа 36898.

Пример 1. Использование данных в ячейке

В приведенном ниже примере условные форматы, примененные к ячейкам B2:E3, используются для анализа вклада ежеквартальных вложений в общий годовой итог. Если вложения, сделанные в течение квартала, составили 30 и более процентов от общего годового итога, то результаты отображаются полужирным зеленым шрифтом. Если же вложения, сделанные в течение квартала, составили 20 и менее процентов, то результаты отображаются полужирным красным шрифтом.

Приведенная ниже таблица указывает условные форматы для ячеек B2:E3. В формуле определяется относительная часть (номер строки) ссылки на ячейку $F2, чтобы каждая ячейка из диапазона B2:E3 сравнивалась с соответствующим значением итога в столбце F.

Значение ячейки

Формула

Форматы

Условие 1

Больше или равно

=$F2*0,3

Полужирный зеленый шрифт

Условие 2

Меньше или равно

=$F2*0,2

Полужирный красный шрифт

Пример 2. Использование формулы и ссылок на внешние ячейки

Формула

Форматы

Условие 1

= И ( СРЗНАЧ ($A$1:$A$5)>3000;
МИН ($A$1:$A$5)>=1800)

Заливка зеленым цветом

Пример 3. Использование формулы и ссылки на ячейку

Формула

Форматы

Условие 1

=ОСТАТ(A4;2)=0

Синий шрифт

Эта формула должна оценивать все ячейки в диапазоне. При вводе такой формулы в диалоговом окне Условное форматирование рекомендуется вводить ссылку только на активную ячейку в выделенном диапазоне. Microsoft Excel устанавливает ссылки для других ячеек относительно активной.

Проверка условного формата перед его применением . Убедиться в правильности ссылок в формуле можно, применив сначала условный формат к одной из ячеек в диапазоне. А затем, выделив весь диапазон, в меню Формат выберите команду Условное форматирование и нажмите кнопку OK. Примененный к первой ячейке условный формат будет использован на всем диапазоне, а формула для каждой ячейки будет настроена правильно.

Использование границ и заливки

Применение и удаление границ ячеек

Упражнение

1. На панели инструментов Форматирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Границы  и нажмите на открывшейся панели кнопку Нарисовать границы .

2. Выполните одно из следующих действий.

      •  Создайте границу вокруг этих ячеек

1. На панели инструментов Граница щелкните стрелку рядом с кнопкой Нарисовать границу  или Нарисовать линии границы , а затем нажмите Нарисовать границу на палитре.

2. Выполните одно из следующих действий.

Рисование линий границ на ячейках. Используя средство рисования границ, щелкните линию, которую требуется использовать в качестве границы , или щелкните эту линию и перетащите ее на линии, которые требуется использовать в качестве границ.

Рисование внешних границ возле строки. Щелкните в центре ячейки, используя средство рисования границ , и перетащите ее на строку.

Рисование внешних границ возле столбца. Щелкните в центре ячейки, используя средство рисования границ , и перетащите ее на столбец.

      •  Границы сетки

1. На панели инструментов Граница щелкните стрелку рядом с кнопкой Нарисовать границу или Нарисовать линии границы , а затем нажмите Нарисовать линии границы на палитре.

2. Выполните одно из следующих действий.

Рисование линий границ на ячейках. Используя средство рисования границ сетки, щелкните линию, которую требуется использовать в качестве границы , или щелкните линию и перетащите ее на линии, которые требуется использовать в качестве границ.

Рисование границ возле каждой ячейки в строке. Щелкните в центре ячейки, используя средство рисования границ сетки , и перетащите ее на строку.

Рисование границ возле каждой ячейки в столбце. Щелкните в центре ячейки, используя средство рисования границ сетки , и перетащите ее на столбец.

Примечания

o Чтобы применить другой тип границы, нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип линии  и выберите требуемый тип линии.

o Чтобы применить другой цвет границы, нажмите кнопку Цвет линий  и выберите требуемый цвет линии.

o Границы накладываются на границы ячеек, повернутых на тот же угол, что и текст.

o При удерживании клавиши CTRL нажатой происходит временное переключение между режимом Нарисовать границу и режимом Нарисовать линии границы, а также переключение режима Стереть границу между удалением границ и удалением сетки границ.

            •  Удаление границ

1. На панели инструментов Границы, нажмите кнопку Стереть границу .

2. Выполните одно из следующих действий.

Удаление одной границы . Используя средство удаления, щелкните границу, которую требуется удалить .

Удаление нескольких границ . Перетащите средство удаления на границы, которые требуется удалить.

Примечание. При удерживании клавиши CTRL нажатой происходит временное переключение режима Стереть границу между удалением границ и удалением сетки границ.

Заливка и удаление заливки из ячеек

Упражнение

1. Выделите ячейки, к которым требуется применить заливку или удалить ее.

2. Выполните одно из следующих действий.

      •  Выполните заливку цветом

Чтобы использовать последний выбранный цвет, нажмите кнопку Цвет заливки  на панели инструментов Форматирование.

Чтобы использовать другой цвет, нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки , а затем выберите необходимый цвет.

      •  Выполните заливку ячеек узором

1. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид.

2. Для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек.

3. Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.

Если цвет узора не выбран, он будет черным.

      •  Удалите заливку

На панели инструментов Форматирование нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки  и выберите вариант Нет заливки.

Создание границы вокруг страницы

Упражнение

1. Выделите на странице диапазон ячеек, вокруг которых требуется создать или удалить границу.

2. Выполните одно из следующих действий.

      •  Создайте границу вокруг этих ячеек

Чтобы применить последний выбранный тип границы, нажмите кнопку Границы  на панели инструментов Форматирование.

Чтобы применить другой тип границы, нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите требуемый тип границы.

Примечания

o Дополнительные параметры границы . Чтобы использовать дополнительные типы границ, в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем откройте вкладку Граница . Выберите требуемый тип линии, а затем укажите место применения выбранной границы.

o Типы границ . Для изменения типа линии уже существующей границы выделите ячейки, вокруг которых присутствует граница. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем вкладку Граница. В списке Стиль выберите новый стиль, а затем на диаграмме в группе Граница, укажите границу, которую необходимо изменить.

      •  Удалите границу вокруг этих ячеек

На панели инструментов Форматирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Границы  и нажмите на открывшейся панели кнопку .

Добавление и удаление узора подложки листа

Упражнение

1. Выделите лист, на который требуется добавить или удалить узор подложки. При этом убедитесь, что выделен только один лист.

2. Выполните одно из следующих действий.

      •  Добавьте узор подложки листа

1. В меню Формат выберите команду Лист, а затем — Подложка.

2. Выберите графический файл, который будет использоваться в качестве узора подложки.

Выбранный узор повторяется для заполнения всего листа. К ячейкам, содержащим данные, можно применить цветовое затенение.

      •  Удалите узор подложки листа

В меню Формат выберите команду Лист, а затем команду Подложка .

Примечание. Узор подложки не печатается и не сохраняется на отдельных листах и элементах, сохраняемых в виде веб-страницы. Однако при опубликовании всей книги как веб-страницы подложка сохраняется.

Последнее изменение: Четверг, 11 Август 2011, 12:32