Ввод данных в ячейки листа

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

1. Щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2. Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

Числа и текст в списке.

1. Введите данные в ячейку в первом столбце и нажмите клавишу табуляции для перемещения в соседнюю ячейку.

2. После ввода данных в первую строку нажмите клавишу ENTER, чтобы перейти на начало следующей.

3. Если ячейка, расположенная в начале следующей строки не становится активной, выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка . В группе Параметры установите флажок Переход к другой ячейке после ввода , а затем из списка в направлении выберите значение Вниз.

Даты. При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например 09.05.2002 или Янв-2002. Чтобы ввести текущую дату, нажмите клавиши CTRL+; (точка с запятой).

Время суток. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата. Чтобы ввести текущее время, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+: (двоеточие).

Ввод чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или конечных нулей

1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Правка .

2. Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе.

3. В рамке разрядов введите положительное или отрицательное число, которое задает автоматическое умножение вводимого значения на десять в соответствующей степени.

Например, если ввести 3 в рамке разрядов, а затем — 2834 в ячейке, то значение будет равно 2,834. Если ввести -3 в рамке разрядов, а затем — 283, то значение будет равно 283000.

Изменение параметра Фиксированный десятичный формат при вводе не оказывает влияния на введенные до этого данные.

Совет

Чтобы для данного числа параметр Фиксированный десятичный формат при вводе не использовался, при наборе числа введите десятичную точку.

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

1. Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные. Они не обязательно должны быть смежными.

2. Введите данные и нажмите клавиши CTRL+ENTER.

Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах

Если выбрана группа рабочих листов, то изменения в одном из них применяются ко всем выделенным листам. Данные могут быть изменены.

1. Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

2. Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

3. Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

4. Нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

Примечание. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите команду Разгруппировать листы в контекстном меню.

Заполнение серии ячеек числами, датами либо другими элементами

1. Выделите первую из заполняемых ячеек.

2. Введите начальное значение для ряда значений.

3. Введите значение в соседнюю ячейку, чтобы определить образец заполнения.

Инструкции

o Если требуется получить ряд 2, 3, 4, 5..., введите 2 и 3 в первые две ячейки. Если требуется получить ряд 2, 4, 6, 8..., введите 2 и 4. Если требуется получить ряд 2, 2, 2, 2..., вторую ячейку можно оставить пустой.

o Чтобы задать тип ряда значений, перетащите маркер заполнения правой кнопкой мыши, а затем выберите соответствующую команду в контекстном меню . Например, если начальное значение — дата «янв-2002», то для получения ряда «фев-2002», «мар-2002» и т. д. выберите команду Заполнить по месяцам, а для получения ряда «янв-2003», «янв-2004» и т. д. выберите команду Заполнить по годам.

o Для того чтобы управлять созданием ряда вручную или использовать для заполнения ряда значений клавиатуру, используйте команду контекстного меню — Прогрессия.

4. Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

5. Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки.

Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо.

Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

Ввод одинаковых данных в разные рабочие листы

Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов.

  1. Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать.
  2. Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать.
  3. Выберите команду Заполнить в меню Правка , а затем — команду По листам.

Заполнение смежных ячеек

Чтобы задать прогрессию, следует либо перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек, либо воспользоваться командой Прогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка, затем щелкните пункт Прогрессия).

Копирование данных в строке или столбце. При перетаскивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки, либо вдоль столбца.

Заполнение ряда ячеек числами, датами либо другими элементами. Microsoft Excel может автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и текста, датами и временем, основываясь на установленном образце. Например, в таблице ниже приведены примеры продолжения начальных значений. Элементы, разделенные запятыми, находятся в соседних ячейках.

Начальное значение

Продолжение ряда

1, 2, 3

4, 5, 6...

09:00

10:00, 11:00, 12:00...

пн

вт, ср, чт...

понедельник

вторник, среда, четверг...

янв

фев, мар, апр...

янв, апр

июл, окт, янв...

янв-99, янв-99

июл-99, окт-99, янв-00...

15-янв, 15-янв

15-июл, 15-окт...

1999, 2000

2001, 2002, 2003...

1-янв, 1-мар

1-май, 1-июл, 1-сен...

кв.3 (или квартал3)

кв.4, кв.1, кв.2...

текст1, текстA

текст2, текстA, текст3, текстA...

1-й период

2-й период, 3-й период...

товар 1

товар 2, товар 3...

Если выделенный диапазон содержит числа, можно создать либо арифметическую прогрессию, либо геометрическую прогрессию.

Вставка символа

1. Щелкните место вставки символа.

2. В меню Вставка выберите команду Символ, а затем откройте вкладку Символы.

3. В поле Шрифт выберите требуемый шрифт.

4. Дважды щелкните символ, который требуется вставить.

5. Нажмите кнопку Закрыть.

Вставка знака в кодировке Юникод

При выборе в диалоговом окне Символ знака в кодировке Юникод в поле Код знака отображается его код. Если код знака уже известен, можно ввести его в поле Код знака для поиска соответствующего знака в кодировке Юникод.

1. Щелкните позицию, куда требуется вставить знак в кодировке Юникод.

2. В меню Вставка выберите команду Символ, а затем откройте вкладку Символы.

3. В списке Шрифт выберите требуемый шрифт.

4. В списке из выберите вариант Юникод.

5. Если список Набор доступен, выберите подкатегорию.

6. Дважды щелкните символ, который требуется вставить.

7. Нажмите кнопку Закрыть.

Изменение данных

Редактирование ячеек непосредственно или в строке формул

1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Правка .

2. Чтобы разрешить редактирование и ввод данных в ячейки, установите флажок Правка прямо в ячейке.

Чтобы разрешить редактирование и ввод данных только в строке формул , снимите этот флажок.

Изменение содержимого ячейки

1. Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

2. Измените содержимое ячейки.

3. Чтобы ввести или отменить изменения, нажмите клавишу ENTER или ESC.

Советы

· Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в ячейке, выберите команду Параметры в меню Сервис, выберите закладку Правка , а затем установите или снимите флажок Правка прямо в ячейке. Если флажок Правка прямо в ячейке снят, формулы можно изменять только в строке формул.

· Чтобы переместить курсор в конец содержимого ячейки, выделите эту ячейку и нажмите клавишу F2.

Вставка пустых ячеек, строк и столбцов

Упражнение

  1. Выполните одно из следующих действий.
      •  Вставка новых пустых ячеек.

Выделите диапазон ячеек, в который требуется вставить новые пустые ячейки. При этом необходимо, чтобы количество выделенных ячеек соответствовало количеству добавляемых ячеек.

      •  Вставка одной строки .

Щелкните ячейку в строке, над которой следует вставить новую строку. Например, если щелкнуть ячейку в строке 5, то над ней будет вставлена новая строка.

      •  Вставка нескольких строк.

Выделите строки, над которыми следует вставить новые строки. Количество выделенных и вставляемых строк должно совпадать.

      •  Вставка одного столбца.

Щелкните ячейку в столбце, слева от которого следует поместить новый столбец. Например, если щелкнуть ячейку в столбце B, то слева от него будет вставлен новый столбец.

      •  Вставка нескольких столбцов.

1. Выделите столбцы, справа от которых следует вставить новые столбцы. Количество выделенных и вставляемых столбцов должно совпадать.

2. В меню Вставка выберите команду Ячейки, Строки, или Столбцы.

3. При перемещении или копировании диапазона ячеек, не являющегося строкой или столбцом, выберите в диалоговом окне Вставка скопированных ячеек направление сдвига имеющихся ячеек.

Использование форм ввода данных для правки диапазона или списка

Форма данных представляет собой диалоговое окно, предлагающее удобный способ одновременного ввода или отображения сразу целой строки информации, или записи, в диапазоне или списке.

Чтобы форму данных можно было использовать для добавления записей в новый диапазон или список, вверху каждого столбца этого диапазона или списка должна быть подпись.

1. Укажите ячейку диапазона или списка, начиная с которой следует добавлять записи.

2. В меню Данные выберите команду Форма .

3. Выполните одно или несколько следующих действий:

Добавление записи

1. Нажмите кнопку Создать.

2. Введите данные новой записи.

3. Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER.

4. По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Изменение записи

    1. Найдите запись, которую необходимо изменить.

    Инструкции

    o Чтобы переместиться на одну запись, нажмите стрелку полосы прокрутки диалогового окна. Чтобы переместиться на 10 записей, щелкните полосу прокрутки между стрелками.

    o Чтобы переместиться к следующей записи в диапазоне или списке, нажмите кнопку Далее. Чтобы переместиться к предыдущей записи, нажмите кнопку Назад.

    o Чтобы задать условия поиска или условия сравнения , нажмите кнопку Критерии и введите условия в форму. Чтобы найти записи, соответствующие этим условиям, нажимайте кнопки Далее и Назад. Чтобы вернуться к форме, нажмите кнопку Правка .

    Подстановочные знаки, используемые в условиях

    Следующие подстановочные знаки можно использовать в условиях сравнения в фильтрах, а также при поиске и замене.

    Используйте

    Чтобы найти

    ? (знак вопроса)

    Один любой знак
    Пример: условию «бар?н» соответствуют результаты «барин» и «барон»

    * (звездочка)

    Любое количество символов
    Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток»

    ~ (тильда), за которой следует ?, * или ~

    Вопросительный знак, звездочку или тильду.
    Пример: условию «ан91~?» соответствует результат «ан91?»

    2. Измените данные в записи.

    § Если поле списка содержит формулу , то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя.

    § При изменении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть.

    3. Используйте клавишу TAB для перемещения к следующему полю формы и сочетание клавиш SHIFT+TAB для перемещения к предыдущему полю.

    4. После изменения данных нажмите клавишу ENTER для обновления текущей записи и перехода к следующей записи.

    5. По завершению изменения записей нажмите кнопку Закрыть для обновления текущей записи и выхода из формы.

    Удаление записи

    1. Найдите запись, которую требуется удалить.

    § Чтобы переместиться на одну запись, нажмите стрелку полосы прокрутки диалогового окна. Чтобы переместиться на 10 записей, щелкните полосу прокрутки между стрелками.

    § Чтобы переместиться к следующей записи в диапазоне или списке, нажмите кнопку Далее. Чтобы переместиться к предыдущей записи, нажмите кнопку Назад.

    § Чтобы задать условия поиска или условия сравнения , нажмите кнопку Критерии и введите условия в форму. Чтобы найти записи, соответствующие этим условиям, нажимайте кнопки Далее и Назад. Чтобы вернуться к форме, нажмите кнопку Правка .

    2. Нажмите кнопку Удалить.

    Примечания

    · Форма позволяет одновременно отображать до 32 полей списка.

    · Можно отменить изменения, нажав кнопку Вернуть, пока запись активна в форме.

    Создание списка

    1. Выделите диапазон данных, из которых необходимо создать список.

    Примечание. Можно также выбрать диапазон ячеек, которые будут заданы в качестве списка, используя диалоговое окно Создание списка.

    2. В меню Данные выберите пункт Список, а затем команду Создать список.

    3. Если у выбранных данных есть заголовки, установите флажок Список с заголовками и нажмите кнопку OK.

    Выбранный диапазон данных выделяется индикатором списка, а на панели инструментов Список становится доступной большая часть общих функциональных возможностей, связанных со списком.

    Примечание. Чтобы отобразить панель инструментов Список, в меню Вид выберите Панели инструментов и щелкните Список.

    После создания списка он будет выделен синей границей. Кроме того, в каждый столбец списка автоматически добавляется раскрывающийся автофильтр, а вниз списка помещается строка ввода. Если при помощи кнопки Переключить строку итогов  панели инструментов Список будет добавлена строка итогов, то она будет отображаться под строкой ввода.

    При выборе ячейки, строки или столбца вне списка он становится неактивным. Неактивный список окружен синей границей, и для него не отображаются строка ввода и раскрывающиеся автофильтры.

    Примечание. Чтобы граница списка не отображалась, в меню Список выберите Скрывать границы неактивных списков.

    Создание последовательного списка дат

    1. Введите в ячейку день недели или дату первого элемента списка, например понедельник или 13.06.08.

    2. Выберите ячейку и используйте маркер заполнения , чтобы заполнить список последовательных дней.

    Примечание. Если в списке требуются только рабочие дни недели, нажмите кнопку Параметры автозаполнения , а затем выберите вариант Заполнить по рабочим дням.

    Поиск текста и чисел

    1. Выделите диапазон ячеек, среди которых требуется осуществить поиск.

    Для поиска по всему листу выберите любую ячейку.

    1. В меню Правка выберите команду Найти.
    2. В поле Что введите текст или числа, которые требуется найти, или выберите одну из последних строк поиска в поле со списком Что.

    Примечание. В условиях поиска можно использовать подстановочные знаки.

    4. Если требуется задать формат искомой строки, нажмите кнопку Параметры и задайте параметры формата в диалоговом окне Найти формат.

    Если в диалоговом окне Найти и заменить отсутствует кнопка Формат, нажмите кнопку Параметры, а затем — кнопку Формат.

    1. Кнопка Параметры служит для задания более подробных условий поиска. Например, можно найти все ячейки, содержащие данных определенного типа, такого как формулы.

    Для поиска на текущем листе или во всей книге можно выбрать в поле Искать вариант Лист или Книга .

    1. Нажмите кнопку Найти все или Найти далее.

    После нажатия кнопки Найти все будет выдан список всех совпадений с искомой строкой, при выделении элементов в котором соответствующая ячейка становится активной. Нажав заголовок столбца в списке Найти все, можно отсортировать найденные ячейки.

    Примечание. Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу ESC.

    Совет

    Другим способом поиска данных в списке служат фильтры, которые позволяют отобразить строки, содержащие нужные данные. Например, из списка, включающего данные по международным продажам, можно извлечь данные по национальным продажам.

Последнее изменение: Четверг, 11 Август 2011, 12:32